Do celów zarówno biznesowych, jak i osobistych, e-mail jest jednym z najważniejszych narzędzi komunikacji w dzisiejszych czasach. Ta prostota komunikacji jednak czasami może prowadzić do pewnych nieporozumień, zwłaszcza, gdy mamy do czynienia z kończeniem maila. Wybór odpowiedniego zakończenia wiadomości e-mail jest równie ważny, jak jej treść. Aby zakończyć maila w profesjonalny sposób, należy przestrzegać pewnych zasad, które pomogą w utrzymaniu wymaganej formalności i etykiety mailowej.
Sprawdź także:
Zasady kończenia maila
Zakończenie maila powinno wynikać z kontekstu oraz relacji pomiędzy nadawcą a odbiorcą. W zależności od tego, czy jest to e-mail biznesowy, czy osobisty, różne formy zakończenia będą odpowiednie. Ale niezależnie od sytuacji, ważne jest, aby zakończenie było krótkie, proste i grzeczne.
Pierwsza zasada, mówi o tym, że powinniśmy kończyć maila w sposób, który jest odpowiedni dla relacji z odbiorcą. Jeśli jest to e-mail biznesowy do klienta czy współpracownika, powinniśmy zakończyć go formalnie. Jeśli jest to mail do znajomego czy członka rodziny, formuła może być bardziej luźna.
Druga zasada sugeruje, aby unikać skrótów i języka potocznego. Chociaż w niektórych przypadkach jest to akceptowalne, generalnie lepiej jest używać pełnych zwrotów i zdanek grzecznościowych.
Trzecia zasada to zachowanie profesjonalizmu. Nawet jeśli twoja relacja z odbiorcą e-maila jest luźna, pamiętaj o zachowaniu odpowiedniego tonu. Przykłady takich formuł to „Z poważaniem” czy „Serdecznie pozdrawiam”.
Akceptowane formuły zakończenia
Formuła zakończenia e-maila zależy od wielu czynników, takich jak relacja między nadawcą a odbiorcą, cel e-maila i wiele innych. Niemniej jest wiele popularnych i uniwersalnych formuł, które są szeroko akceptowane w różnych sytuacjach.
- Z wyrazami szacunku – ta formuła jest bardzo formalna i jest zazwyczaj używana w oficjalnych lub bardzo profesjonalnych e-mailach.
- Miłego dnia – ta formuła jest mniej formalna, ale nadal dość profesjonalna. Jest to dobry wybór na koniec e-maila biznesowego do współpracownika czy klienta, z którym masz dobrą relację.
- Pozdrowienia – jest to formuła uniwersalna, która jest odpowiednia w prawie każdej sytuacji.
- Do zobaczenia – to luźne zakończenie, które jest odpowiednie dla e-maila do znajomego.
Etapy tworzenia własnego podpisu mailowego
Podpis mailowy jest niezwykle ważnym elementem profesjonalnej komunikacji. W dobrze skonstruowanym podpisie wykorzystuje się zarówno formalną formułę zakończenia, jak i dodatkowe informacje, które mogą okazać się przydatne odbiorcy. Oto kilka kroków, które powinieneś zastosować przy tworzeniu swojego podpisu mailowego.
- Wybierz odpowiednią formułę zakończenia: Wybór odpowiedniej formuły zakończenia zależy od kontekstu komunikacji i relacji z odbiorcą. Upewnij się, że wybrałeś odpowiedni ton.
- Umieść swoje imię i nazwisko: Bez względu na to, czy jesteś właścicielem firmy, pracownikiem korporacji czy freelancerem, zawsze powinieneś podpisywać się pełnym imieniem i nazwiskiem.
- Dodaj informacje kontaktowe: Podaj swój adres e-mail, numer telefonu, stronę internetową oraz profile społecznościowe. Dzięki temu odbiorca będzie miał więcej opcji kontaktu z tobą.
- Umieść logo firmy lub zdjęcie: To pomoże budować twoją markę osobistą lub firmy. Jest to szczególnie ważne dla osób prowadzących własny biznes.
Za pomocą tych prostych kroków możesz stworzyć profesjonalny i skuteczny podpis e-mail, który pomoże ci utrzymać komunikację na najwyższym poziomie.
